Si bien, el teletrabajo ya existía previo a la pandemia, esta modalidad cobró mayor relevancia en el último tiempo, pasando a ser, incluso, imprescindible en algunos casos y empresas. En relación con lo señalado, algunos expertos indican que el teletrabajo ha llegado para quedarse y esto trae consigo distintos desafíos, entre ellos, la unión de equipo.
El desafío surge debido a que la distancia física puede generar distintas percepciones, algunos pueden sentirse más alejados o menos conectados y con ello, puede peligrar el sentimiento de pertenencia a un equipo. Muchas veces la presencialidad le ayuda a las personas a conocerse y a desarrollar confianza, ya que se puede observar a los otros y entender cómo trabajan, cómo se comunican, cómo reaccionan cuando algo les molesta, si tienen o no disposición positiva, si están o no comprometidos, qué debilidades y fortalezas poseen, etc.
Existen 4 aspectos que son relevantes y que se deben considerar al momento de hacer teletrabajo:
1. El rol del líder
Su rol se vuelve trascendental, ya que será quien comunique los objetivos que el equipo debe cumplir y las metodologías de trabajo que se implementarán, pero más importante aún en términos de cohesión de equipo, el líder tiene la posibilidad de promover valores como la colaboración entre compañeros. Para lo mencionado, puede transmitir este mensaje en reuniones, entregar lineamientos de trabajo grupal, definir duplas o más integrantes y fijar reuniones periódicas, especialmente en aquellos casos en que las personas no se conocen presencialmente.
2. La comunicación
Es clave en toda relación humana y en el ámbito laboral nos ayuda a conocernos, establecer relaciones de confianza, mantener un buen clima y facilitar el trabajo en equipo. En dicho contexto es importante que la comunicación sea fluida, clara y cordial a fin de favorecer relaciones de calidad y la coordinación entre pares. Por ejemplo, es importante definir cuáles serán los canales formales para entregar indicaciones e instrucciones, siendo claros al definir si se usará el correo institucional, grupos de chat u otros. Lo anterior, para no generar confusión y no exponerse a perder de vista información trascendental. En cuanto a la comunicación informal, también es aconsejable definir en conjunto qué medios se usarán y transparentar preferencias, por ejemplo, si las personas pueden o no ser contactadas a sus teléfonos personales o si prefieren celulares suministrados por el empleador, también, establecer bandas horarias y formar grupos de chat ya sea en Whatsapp para fomentar la comunicación que permita conocerse entre los diferentes miembros.
Sumado a lo ya descrito, sería beneficioso concientizar sobre el estilo usado en la comunicación escrita, ya que, al no apreciar tono y lenguaje no verbal, quien lee el mensaje pierde elementos para descifrar la real intención del mensajero, pudiendo hacer interpretaciones erróneas, como, por ejemplo, creer que la persona está enojada o que ha sido poco empática. Cuando se redacta un mensaje escrito, es relevante el equilibrio entre ser amables y concisos para ser efectivos en el uso del tiempo de receptor y emisor.
3. Digitalización
La tecnología es un aliado por excelencia, sin embargo, el uso de esta no siempre es fácil para todos los miembros del equipo, ya sea por desconocimiento o por habilidades. En este punto se sugiere como primer paso definir qué herramientas serán utilizadas para contactarse como equipo (Meet, Zoom, Teams, sistemas internos, etc.) y puedan mantener el contacto, ya sea individual o grupalmente, pudiendo por sí mismos crear instancias de trabajo en equipo. Es sumamente importante revisar el nivel de dominio tecnológico que cada integrante tenga para poder capacitar y unificar conocimientos. La digitalización también es un aliado en temas de productividad, ya que el equipo puede apoyarse en diversas herramientas como, Google Drive, Trello, Asana, Wiggio, etc. para crear planificaciones conjuntas, distribuir tareas, hacer seguimientos, compartir información con más agilidad, entre otras. Por su parte, será importante que los miembros del equipo afronten esto con disposición a adaptarse y a aprender, ya sea en capacitación o por sí mismos, evitando actitudes de rechazo o de molestia. La tecnología puede ayudar a aminorar la sensación de distancia que genera la virtualidad, utilizando algunas de las instancias o herramientas descritas anteriormente.
En consecuencia,
4. Fomentar un ambiente de colaboración
El líder será quien comunique los objetivos y guíe al equipo hacia el logro de estos, entregando retos y pudiendo ser quien promueva y facilite instancias de trabajo colaborativo. Además, será quien comunique los valores y dinámicas que se esperan del grupo, teniendo aquí la oportunidad de fomentar como eje central la colaboración. Junto con lo indicado, generar igualdad de oportunidades puede favorecer una mayor unión, esto al entregar capacitación, feedback y reforzar los aciertos de todos los miembros por igual, evitando de este modo que algunos se sientan excluidos. Un ejemplo claro puede ser fijar reuniones grupales, idealmente semanales, en las cuales se puedan, no solo revisar resultados y entregar información, sino que también compartir experiencias y facilitar conversaciones que puedan fomentar el vínculo entre pares, en estas instancias la disposición positiva de todos los integrantes es imprescindible.
5. La actitud positiva
Por otro lado, la actitud y disposición ideal de los miembros del equipo es fundamental. Esto se traduce en hacerse participes dinámicos de las actividades grupales, contestando de manera oportuna los mensajes que reciben, ayudando a quienes lo necesiten y también, pidiendo ayuda, evitando abstraerse y evitando la actitud de no delegar o compartir tareas. Saludar diariamente también es un acto que todos los miembros pueden realizar para mantener la armonía, conexión y unión. Ante conflictos, la invitación es al diálogo, y de ser estos detectados por el líder también puede intervenir para mediar y convocar a la solución. Si algunas personas experimentan dificultades para adaptarse a la modalidad virtual, la ayuda de todo el grupo ya sea transmitiendo conocimientos o invitando a compartir funciones será beneficiosa.
Si bien, existen diversas competencias que pueden ayudar a fortalecer el trabajo en equipo y hacerlo más compatible con el teletrabajo, consideramos que las mencionadas aquí son un excelente punto de partida para fomentar cohesión, identidad de equipo y clima laboral. Debido a esto es que la invitación es a poner en práctica estos consejos, tanto para líderes, como para colaboradores, ya que finalmente, el aporte y disposición de todos construye un equipo.
Claudia Garate
Orientadora Laboral